Siste versjon 10. juni 2018

Helt overordnet om personvernlover, GDPR, ePR, AlphaReg AS nettsider og kundearkiv

Dette dokument er utdypet i AlphaReg AS retningslinjer for personvern og bruk av Cookies.

Som følge av reguleringer som GDPR (General Data Protection Regulation) og ePR (ePrivacy Regulation – antatt innført i løpet av 2019) gitt av EU / EØS – oppdaterer vi informasjonen om hvordan AlphaReg AS innhenter, behandler og bruker innhentet personlig informasjon. ePR er en spesiell lov (regulativ, i dag på forslag stadiet) koblet til GDPR som skal særskilt regulere dialogen på nett – sterkt forenklet kan en si at ePR angår bruken av såkalte Cookies.

Dette dokument er et overordnet og forenklet dokument. Se også forenklet informasjon om Personvern og tilsvarende om Cookies eller kontakt oss via epost til post@alphareg.no.

Generelt

AlphaReg AS innhenter svært lite informasjon om deg som bruker på et personlig nivå. Primært lagrer vi informasjon nødvendig for å understøtte forretningsprosessene som for eksempel fakturering og kundestøtte (support). Vi lagrer alt i en sentral database som ytterst få har tilgang til. Ingen personlige skjemaopplysninger blir liggende på vår webserver etter at transaksjonene (registrering, kjøp, …) er gjennomført og bekreftet avsluttet.

Hva lagres

Hva som lagres av organisasjons- og personopplysninger er som sagt et minimum for å ivareta forretnings forholdet og for å styre kundedialogen (se avsnittet Kundedialog). Kontaktperson er definert som såkalt juridisk person som representerer organisasjon eller firma som kunde. Forretnings forholdet dekker primært fakturering, betaling og krav (reskontro), lisenskontroll og dine rettigheter, som brukerstøtte, knyttet til lisensen. Se programmenyen Fil – Vis lisensinformasjon i alphareg programmet.

Hvor lagres informasjonen

Informasjonen lagres på AlphaReg AS sine egne servere lokalisert i Norge.

Tredjeparter

Som for alle andre som publiserer på nett bygger våre tjenester på våre egne komponenter og komponenter og/eller tjenester levert av tredjeparter – enten direkte eller indirekte. Vi bruker blant annet leveranser fra tredjepart som

  • MailChimp (utsendelse og oppfølging av meldinger via epost)
  • Google Analytics (analyse på aggregert nivå av hvordan brukerne benytter vår web side)
  • YouTube (instruksjons videoer)
  • Betalingstjenester
  • Nettverks infrastruktur (intern og ekstern)

for å nevne de mest sentrale. Alle disse tredjeparter registrerer eller kan registrere informasjon på personnivå.

AlphaReg AS benytter ikke informasjon på personnivå mottatt fra tredjepart, men benytter aggregerte data (altså ikke på personnivå) fra Google Analytics for å vurdere og forbedre våre tjenester på nett.

Kundedialogen

I alphareg programmet under menyen Fil – Vis lisensinformasjon finner du nederst en sjekkboks med ledeteksten Produktinformasjon. Ved å sjekke av denne aksepterer du å motta informasjon fra AlphaReg AS knyttet til produktet. Dette kan for eksempel dreie seg om nyheter, kurs, felles supportmeldinger og markedsundersøkelser med mer.

For alphareg lisenser aktivert før juni 2018 er denne funksjonen aktivert.

Persondata

Persondata selges ikke. Lagrede persondata deles ikke med tredjepart. Unntaket er e-postadresse ved utsendelser via MailChimp. Persondata (ikke kundedata) anonymiseres (slettes) fra basen dersom lisensen ikke har vært i bruk i løpet av de siste 24 månedene.

Innsyn

Du kan når som helst få innsyn i den informasjon som er lagret om individ (kontaktperson, juridisk person) og organisasjon (kunde). Send en epost til post@alphareg.no merket «Innsyn» i emnefeltet etterfulgt av lisensnummeret. En epost blir returnert med underlag på lagret informasjon i løpet av tre virkedager.

Sletting av persondata

Du kan når som helst kreve sletting av persondata, men kundeforholdet krever en kontaktperson eller en juridisk person. Det betyr at for eksempel en avgående kasserer i et lag eller forening må oppdatere kontaktinformasjonen med ny kasserer før sletting iverksettes.

Sletting skjer innen tre arbeidsdager etter at varsel er mottatt og oppdatert lisensinformasjon med ny kontakt er blitt verifisert. Dagens backup syklus hos AlphaReg AS er på en uke så i løpet av 10 dager etter at lisensinformasjonen er verifisert med ny kontaktperson er all informasjon knyttet til gammel kontaktperson ute av AlphaReg AS sine systemer.

Send en epost til post@alphareg.no merket «Slett kontakt» i emnefeltet etterfulgt av lisensnummeret. I meldingen skal det også opplyses om avgående og tiltredende kontaktperson (navn, telefonnummer og Epost).

Sletting av kundedata

Dersom en ønsker å få slettet all informasjon på kunde (organisasjon, firma, lag, forening samt kontaktperson) vil slik sletting følge norske lover som for eksempel regnskapslov og føringer fra AlphaReg AS regnskapsfører og revisor.