Brukertips og svar på spørsmål.

Nyttige tips og svar på de mest vanlige spørsmål rundt bruken av AlphaReg.

Er det noe du lurer på? Du finner svar på de fleste spørsmålene her. Les helst denne siden før du ringer eller sender e-post.

Elektronisk brukerveiledning

Elektronisk brukerveiledning

Programmet leveres med en komplett elektronisk brukerveiledning i PDF format. Brukerveiledningen inneholder i tillegg til veiledning i bruk av systemet, også en generell innføring i regnskapsføring. 

Brukerveiledningen beskriver detaljert hvordan AlphaReg tas i bruk, med eksempler og forklaring til hvordan de første bilag føres. Det er enkelt å skrive ut de sider av brukerveiledningen som du ønsker å studere nærmere.

Du finner brukerveiledningen under egne ikoner på "Skrivebordet".

For å benytte den elektroniske brukerveiledningen, må Adobe Reader installeres. Dette er en gratis programvare fra Adobe Systems Incorporated. Dersom Adobe Reader ikke allerede er installert på din PC, så kan den lastes ned fra  www.adobe.no/products/acrobat/readstep.html.

AlphaReg regnskap

Kontoplaner

Etter å ha valgt en kontoplan (via meny Fil/Importer Kontoplan fra fil), kan du tilpasse kontoplanen til ditt bruk.

Regnskaps metoder, bruk av kontantmetoden og/eller regnskapsmetoden.

Den enkleste metode for føring av regnskap er ved bruk av kontantmetoden. Det innebærer at bilagene føres etterhvert som innbetalingene mottas og når regningene betales.

Den andre metoden, regnskapsmetoden, betyr at inntekten (bilaget) føres samtidig som fakturaen sendes. Bilaget føres via en "kundekonto" i f.eks 1500 serien, og når pengene mottas føres det ett nytt bilag fra "kundekontoen" til bankkontoen. Dette betyr at inntekten blir regnet fra den dato fakturaen sendes ut. Ifølge norsk regnskapslovgivning er det regnskapsmetoden som skal benyttes. De fleste lag og foreninger velger likevel for enkelhets skyld å føre regnskapet etter kontantmetoden.

AlphaReg regnskap er velegnet for begge alternativer. Når du velger å føre etter regnskapsmetoden, med kunde og leverandør- reskontro, har programmet egne faktura-rapporter som viser status på hvem som har betalt o.s.v. Dette gjøres ved at det angis ett fakturanr på hver faktura (hvert bilag). Se brukerdokumentasjon for mer informasjon.

Kunde og leverandør reskontro.

 AlphaReg regnskap inneholder en komplett kunde- og leverandørreskontro, der alle bilag kan taes ut pr kunde, med oversikt over faktura / innbetalinger og med mulighet til kun å vise de fakturaer som ikke er ajour (differanser).

Ved bruk av kunde- leverandørreskontro bør en samtidig benytte fakturanr i regnskapet.

Bruk av fakturanr og fakturarapport (kunde- leverandørreskontro).

Det kan angis kundenr og fakturanr ved postering av bilag. En fakturarapport kan vises/skrives ut som holder rede på all kunde og leverandør- reskontro. Denne er sortert på fakturanr og er kundeuavhengig. Eller en kan vise rapporten "Kundereskontro" (eller leverandørreskontro) og vise fakturarapport sortert pr kunde. En kan velge mellom å vise alle kunder/fakturaer, eller å kun vise de kunder/fakturaer som ikke er ajour, f.eks der betalingen ikke er kommet inn.

Bruk av kunde- leverandørreskontro og fakturanr kan kun benyttes dersom valgene KUNDERESKONTRO og FAKTURANR er valgt i innstillinger mappen.

Tips om føring av samlebilag.

Dersom du ønsker å føre samlebilag, kan du føre flere bilag med samme bilagsnr. På denne måten kan ett bilag deles opp i flere posteringer. Dette gjøres enkelt ved at du endrer bilagsnr for de aktuelle posteringer til samme bilagsnr. Har du allerede postert ett bilag, kan du endre bilagsnr direkte i tabellen.

AlphaReg regnskap siste versjon har eget valg for registrering av samlebilag. Husk at hvert felt skal tildeles både debet og kredit konto, og at posteringen direkte til f.eks bankkontoen ikke skal registreres, da den vil automatisk være summen av de andre del poster som føres mot kontonr for bankkonto.

I rapportene vil det være automatisk bilagssummering dersom flere bilag benytter samme bilagsnr, slik at avstemming mot f.eks bankens kontoutskrift blir enkelt.

Rapporten "Fullstendig utskrift" vil da f.eks vise all postering mot f.eks 1920 bankkontonr, og i tillegg vise hva som totalt er ført på kontoen for dette samlebilaget. Også rapporten "BilagsJournal" summerer samlebilag posteringer.

Postering av lønn, lønnsmodul.

Innlesing av lønnsbilag er innebygd med egen innlesing modul for ulike lønnssystemer, evt spesialtilpasse selv. Beskrivelse for manuell føring av lønnsbilag (v.h.a. hjelpekonto) er medtatt i brukerveiledningen.

Tusenskilletegn i Windows innstillinger må kontrolleres.

Endre Windows 1000 skilletegn / grupperingssymbol, fra "blankt" til punktum ".".
Dette gjøres via: Start knappen / Kontroll panel / Regionale innstillinger / Tall-mappen + Valuta mappen.

Der må 1000-separator (grupperingssymbol) være satt opp med "." (punktum). Dersom det er satt til "blank" vil rapportene bli feil. Tusenskilletegnet må ikke være satt til "ingenting". Innstilling med "." (punktum) er normalt standard i Windows.

Bruksanvisning for flytting av AlphaReg (og AlphaMed) til en ny PC.

Enkleste metode ved å kopiere ut hele c:\alphareg katalogen.

1. Det enkleste er å kopiere ALLE filene i katalogen c:\alphareg til en (eller flere) disketter eller andre backup media.
2. Deretter installeres AlphaReg/AlphaMed/AlphaGiro i fra original CD'ene på den NYE maskinen.
3. Du må registrere deg som BRUKER (i Hjelp menyen) i.h.t. tilsendte registreringskort for AlphaReg og AlphaMed.
4. Til slutt kopierer du ALLE filene fra diskettene og overskriver filene i c:\alphareg katalogen som ble installert i fra original installasjonen.

Detaljert og alternativt bruksanvisning.

1. Alternativt kan en ta BACKUP (sikkerhetskopi) av regnskap (og evt av medlemsregister) databasene først. Dette gjelder ALPHAREG.MDB (ALPHAM11.MDB for medlemsregister), og eventuelle øvrige EGNE regnskap som du har laget (egne xxxxxxxx.MDB filer).
   Dette gjøres ved å starte AlphaReg, trykke på BACKUP knappen, skrive inn A:\xxxxxxxx.MDB (ulikt for hver database) i tekstlinja nederst, og trykke på LAGRE knappen øverst til høyre.
2. For å ta vare på AlphaGiro logg og innstillinger, kopier C:\ALPHAREG\ ALPHAGIR.LOG og C:\ALPHAREG\ DATA_GIR.INI ut på en diskett med Windows Utforsker (Filbehandleren).
3. For å ta vare på AlphaReg og AlphaMed innstillinger, kopier C:\ALPHAREG\ DATA_REG.INI og DATA_MED.INI ut på en diskett med Windows Utforsker (Filbehandleren).
4. Deretter installeres AlphaReg/AlphaMed/AlphaGiro i fra original CD'ene på den NYE maskinen.
5. Start AlphaReg (evt AlphaMed), trykk på BACKUP knappen, skriv inn A:\ALPHAREG.MDB (ALPHAM11.MDB for medlem) i tekstlinja nederst (eller navnet på databasen da du lagret), og trykk på HENT knappen øverst i venstre hjørne. Svar JA på spørsmålet om du vil erstatte ALPHAREG.MDB (ALPHAM11.MDB for medlem) databasen. Har du AlphaReg regnskapsdatabaser med EGNE navn, lag NYE databaser med dette navnet, før du HENT'er inn backup databasene.
6. Eventuelt kan du bruke Windows Utforsker (Filbehandleren) og kopier fra BACKUP disketten (A:\) alle *.MDB filene til C:\ALPHAREG katalogen. Svar JA på spørsmålet om du vil overskrive filene på c:\alphareg katalogen.
7. Kopier eventuelt tilbake ALPHAGIR.LOG og DATA_xxx.INI filene til C:\ALPHAREG katalogen.
8. Du må deretter registrere deg som BRUKER (i Hjelp menyen) på nytt, med å registrere "Registrerings navn" og "Registrerings nummer" som ble tilsendt dem på ett eget ark sammen med original programmet.

Informasjon om Åpningsbalansen.

Det er kun når du tar i bruk regnskapet første gang at du må sette inn åpningsbalansen.

En må stå i KONTOPLAN mappen for å sette inn åpningsbalansen, klikk på kolonnen "Åpningsbalanse" på den kontoen du skal sette inn / endre (f.eks konto 1920 Bankkonto), og skriv beløpet rett inn i feltet.

Åpningsbalanse må legges inn korrekt, og en må alltid sette inn egenkapital med MOTSATT fortegn av det som en har satt inn i bankkonto kontiene i kontoplanen. Du må legge inn f.eks kr 6000 i en Bankkonto (f.eks konto 1920), og f.eks kr 500 i en annen Bankkonto ((f.eks konto 1921), og da må EGENKAPITAL (konto 2050) settes til SUM av beløpene i 1920 og 1921 med motsatt fortegn, dvs her vil det bli kr -6500.

Dette står greit forklart med eksempler i brukerveiledningen. Se kapittel 1: Komme i gang / Etabler en kontoplan, kapittel 2: Regnskapets mapper / Kontoplan mappe, kapittel 6: Tips / Kontroll av regnskapets balanse og Overfør til nytt år, kapittel 7: Vedlegg / Eksempel på Klubb regnskap, og rapporten Kontoplan.

Mer detaljert forklaring om åpningsbalansen.

Åpningsbalanse er det beløpet som er på f.eks bankkontoen pr 31.12, d.v.s. en må ta utgående balanse fra forrige års regnskap og legge inn i åpningsbalansen på bankkontoen (f.eks konto 1920), og legge inn motposten med motsatt fortegn i egenkapital kontoen. Dette står greit forklart med eksempler i brukerveiledningen.

Resultatet (sluttstatus) fra i fjor vil finnes i balansen i fjorårets regnskap. Det vil finnes på bankkontoen (f.eks regnskaps konto 1920) eller/og som kontantbeholdning (konto 1900). I tillegg kan en også ha eiendeler som varelager m.m. som er ført i balansen, og dette må også legges inn i åpningsbalansen. Disse skal da legges inn på konti i 1000 serien (Eiendeler) og for at kontoplanen/åpningsbalansen skal være korrekt regnskapsmessig må motposten legges inn i egenkapitalen konto (f.eks konto 2050) med negativt fortegn.

Har en lån må dette føres inn i åpningsbalansen i en 2000 serie konto (f.eks 2290 langsiktig gjeld) Da må egenkapitalen reduseres tilsvarende. Det viktige er at sum av åpningsbalansen i 1000 kontoserien skal være lik summen i 2000 konto serien (med motsatt fortegn), slik at egenkapitalkontoen må settes slik at totalsummen er 0. Det skal IKKE legges inn noe åpningsbalanse i de andre kontoseriene (kontoserie 3000 og oppover), kun i 1000 og 2000 serien. Altså tilsvarende det som vises i BALANSE rapporten fra fjorårets regnskap.

Ved neste års regnskap trenger du ikke å tenke på åpningsbalansen, da den overføres automatisk når du er ferdig med regnskapet og utfører funksjonen "Overfør til nytt år".

Når du har lagt inn åpningsbalansen er det bare å postere bilag. Har du satt inn åpningsbalansen feil, kan den rettes nårsomhelst, på samme måte som en kan rette alle bilag som en eventuell fører feil.

Collating Sequence feilmelding

Feilmelding 3228 Collating sequence feilmeldingen kommer fordi AlphaReg og AlphaMed forlanger norsk språk oppsett (locales) til å være NORSK/Norwegian i Windows innstillinger. Dette fordi Microsoft Access database som benyttes i AlphaReg/AlphaMed er satt opp til riktig NORSK språk for sortering av norske bokstaver som ÆØÅ.

Enkelte SPILL program endrer denne innstillingen til USA/Engelsk språk oppsett når de kjøres, oftest kan det være nok å restarte PC'en, slik at standard NORSK oppsett igjen blir gyldig.

Hvis dette ikke hjelper må en sjekke om en har norsk eller engelsk valgt som språkoppsett på PC'en. Eventuelt at du kan rette denne innstillingen til å være Norsk - Bokmål som språk (locales) i Windows innstillinger, regionale innstillinger.

Dette gjøres ved å sette opp den med NORSK BOKMÅL i Windows kontroll panel, innstillinger, regionale innstillinger. Windows 98/Me/2000/XP har support for at flere språkoppsett kan være gyldig samtidig, men det du velger til slutt vil normalt være Norsk Bokmål (eller evt Nynorsk).

Hvis det allerede er valgt Norsk Bokmål i språkoppsett, må en i enkelte tilfeller velge ett annet språk først (f.eks engelsk) og deretter Norsk Bokmål igjen. Dette for å tvinge Windows til å sette alle parametre riktig etter at f.eks en avinstallering av ett program eller ved å kjøre ett spill har fått endret språkoppsettet på en unormal måte.

Tidligere versjoner av Windows 95/98/Me kan miste innstillingene når ett annet program (f.eks ett spill) endrer innstillingene fra NORSK til ett annet lands (f.eks ENGELSK) innstillinger. Normalt vil dette uansett rettes når en restarter Windows, for da blir de originale innstillingene resatt igjen.

Windows 2000/XP og Windows Vista og (antagelig) de siste versjonene av Windows 98/Me takler at det ligger flere språkkoder inne i Windows innstillinger samtidig, men NORSK språkoppsett må minst være valgt inn en gang. Normalt ligger dette som standard på Windows/PC'er som benyttes i Norge.
 

Hvordan starte ett nytt regnskap midt i regnskapsåret.

En fører ett bilag på all inntekt i 3000 serien og all utgift i 4000-8000 serien som EN post pr konto, og med motpost i egenkapitalen (f.eks konto 2050 Opptjent egenkapital). PS! For de andre kontiene i 1000 og 2000 serien må åpningsbalansen settes inn som normalt, med å sette balansen fra i fjor direkte inn i åpningsbalansen i kontoplanen.

Eksempel:

Bilag 1: "Inntekt hittil i år på konto 3000", kr 27.000,00, debet konto 2050, kredit konto 3000.
Bilag 2: "Utgift hittil i år på konto 6000" kr 7.000,00, debet konto 6000, kredit konto 2050.
Overskuddet vil i dette tilfelle bli kr 20.000,00. Da vil regnskapet vise korrekte rapporter, og "Årets resultat" og "Balanse" rapportene vil vise årets overskudd.

Backup på CD-ROM og problemer hvis en manuelt kopierer tilbake.

Hvis en manuelt kopierer regnskaps dataene fra "c:\alphareg" katalogen til en CD-ROM, og deretter kopierer tilbake fra CD'en til "c:\alphareg" katalogen på f.eks en ny maskin vil en få melding om at databasen er ødelagt. Feilnr og feilkode 3051 Couldn't open file.

Årsaken er at når du kopierer til og fra en CD-ROM, får databasefilen påsatt skrivebeskyttelse, og en database som er merket som skrivebeskyttet/ReadOnly vil være umulig å bruke. Det samme gjelder alle databasefiler (.MDB og hjelpefilen .LDB filene) og .INI filene (.INI) på c:\alphareg katalogen.

For å løse problemet må en klikke på filen (filene) med høyre musetast, velge Egenskaper/Properties, og fjern krysset skrivebeskyttet som er satt på filen (filene).
Dette kan gjerne gjøres på alle filene i c:\alphareg katalogen samtidig, velg/merk alle filene og fjern krysset skrivebeskyttet på alle sammen samtidig.

Bruk av Avdeling i regnskapet for å lage et prosjekt regnskap.

Avdeling kan benyttes for å lage et regnskap inndelt i avdelinger. Balanserapporten kan ikke vises pr avdeling, kun "Årets Resultat" og "Bilag og "Fullstendig Utskrift" rapportene. For balansen må f.eks bankkonti legges opp i samme kontoplan, d.v.s. hver bankkonto (for hver avdeling) tildeles sitt eget kontonr.

Velg inn "Bruk Avdeling i regnskapet" via innstillinger mappen. Legg også inn avdelingsnr og avdelingsnavn via mappen Innstillinger.

For alle bilag som skal posteres deretter, må riktig avdeling angis.

Rapportene har flere valg for rapportering av avdelingsregnskap. En kan velge å vise rapportene for kun en valgt avdeling eller for alle avdelinger. Avd rapportering gjelder for 'BilagsJournal', 'FullstUtskrift' og 'ÅretsResultat'.

Bruk av Avdeling i regnskapet er beskrevet mer detaljert i brukerveiledningen som følger med regnskapet.

BrukerTips om AlphaReg Medlemsregister.

Collating Sequence feilmelding

Feilmelding 3228 Collating sequence feilmeldingen kommer fordi AlphaReg og AlphaMed forlanger norsk språk oppsett (locales) til å være NORSK/Norwegian i Windows innstillinger. Dette fordi Microsoft Access database som benyttes i AlphaReg/AlphaMed er satt opp til riktig NORSK språk for sortering av norske bokstaver som ÆØÅ.

Enkelte SPILL program endrer denne innstillingen til USA/Engelsk språk oppsett når de kjøres, oftest kan det være nok å restarte PC'en, slik at standard NORSK oppsett igjen blir gyldig.

Hvis dette ikke hjelper må en sjekke om en har norsk eller engelsk valgt som språkoppsett på PC'en. Eventuelt at du kan rette denne innstillingen til å være Norsk - Bokmål som språk (locales) i Windows innstillinger, regionale innstillinger.

Dette gjøres ved å sette opp den med NORSK BOKMÅL i Windows kontroll panel, innstillinger, regionale innstillinger. Windows 98/Me/2000/XP har support for at flere språkoppsett kan være gyldig samtidig, men det du velger til slutt vil normalt være Norsk Bokmål (eller evt Nynorsk).

Hvis det allerede er valgt Norsk Bokmål i språkoppsett, må en i enkelte tilfeller velge ett annet språk først (f.eks engelsk) og deretter Norsk Bokmål igjen. Dette for å tvinge Windows til å sette alle parametre riktig etter at f.eks en avinstallering av ett program eller ved å kjøre ett spill har fått endret språkoppsettet på en unormal måte.

Tidligere versjoner av Windows 95/98/Me kan miste innstillingene når ett annet program (f.eks ett spill) endrer innstillingene fra NORSK til ett annet lands (f.eks ENGELSK) innstillinger. Normalt vil dette uansett rettes når en restarter Windows, for da blir de originale innstillingene resatt igjen.

Windows 2000/XP og Windows Vista og (antagelig) de siste versjonene av Windows 98/Me takler at det ligger flere språkkoder inne i Windows innstillinger samtidig, men NORSK språkoppsett må minst være valgt inn en gang. Normalt ligger dette som standard på Windows/PC'er som benyttes i Norge.
 

Klasse begrepet.

Klassebegrepet er ett hovedprinsipp i AlphaMed medlemsregister. Det kan settes (og sees på) i vinduet "Innstillinger". Dette vinduet startes fra Innstillinger mappen. En setter opp klasser for alle de forskjellige kontingenter og regninger som en ønsker å benytte for medlemmene.

For kontingent kan programmet automatisk tildele riktig klasse ut fra fødselsdato på medlemmet. Dette kan være nyttig for idrettslag.

Andre lag og foreninger bør sette klassekode direkte på hvert medlem. Dette kan settes ved å endre feltet "Kont. Klasse" for det enkelte medlem i mappen "Medlem Status".

For å forenkle setting av klassekoder, kan alle medlemmer i en og samme avdeling få satt opp en og samme klassekode direkte via menyen Medlem / Endre kontingentklasse alle medlemmer.

Når en i Innstillinger / Klasse mappen skal legge opp NYE klassekoder, trykk da på "+ knappen" i knapperaden.

Ønsker du å FJERNE klassekoder, trykk da på "X knappen" (fjern knappen) i knapperaden.

Eksempel! Klassekode må settes opp for hvert beløp som skal ut på giroene.

Hvert enkelt medlem MÅ tildeles en klassekode i mappen 'MedlemStatus'. Hver klassekode har 2 beløpsfelt, du trenger bare benytte det ene. Hver klasse MÅ tildeles en KLASSE KODE på ett tegn! For hver TYPE av faktura/beløp/kontingent tildeler du klassekoder. Hvert medlem tildeles da en (eller flere) klassekoder som passer med beløpet han/hun skal betale.

F.eks:
Klassekode U Kontingent Ungdom kr 350,-
Klassekode S Kontingent Senior kr 700,-
Klassekode M Kontingent Støttemedl kr 200,-
Klassekode V Kontingent Tillitsvalgte kr 200,-
Klassekode T Treningsavgift kr 300,-

Avdeling/lag.

Avdeling/lag begrepet benyttes til å angi hvilken avdeling/lag medlemmet tilhører. Avdelings/lag begrepet settes (og sees på) i Innstillinger vinduet, som kan startes ifra Innstillinger mappen.

Når en i Innstillinger / Klasse mappen skal legge opp NYE avdelinger, trykk da på "+ knappen" i knapperaden.

Ønsker du å FJERNE avdelinger, trykk da på "X knappen" (fjern knappen) i knapperaden.

Eksempel på avdeling oppsett i medlemsregisteret.

Eksempel på ENKEL bruk:
Bruk kun 'Avd/Lag' og ikke 'Gruppe' eller 'HovedAvd'. Hver avd/lag betraktes som separate grupper, og alle medlemmer tildeles til riktig gruppe.
F.eks : Avd/Lag = SJK(sjakk), BRI(bridge), LUD(ludo) osv.

Eksempel på AVANSERT bruk:
Benytt både 'HovedAvd', 'Avd/Lag' og 'Gruppe' som f.eks HovedAvd = F(fotball), H(håndball), S(Ski), Avd/Lag = FSE(fotball senior), FMP(fotball miniputt), HSE(Håndball senior) og Gruppe = ' '(blankt for hovedgruppe), G16(gutter 16 år), P14(piker 14 år).
Det anbefales i dette eksemplet å IKKE legge opp spillere direkte i en hovedgruppe (d.v.s ved blankt i 'Gruppe' feltet).

Eksempler:
UNGDOMSAVDELING - Avd/Lag = UNG, gruppe = G07, G10, P12, P14 o.s.v.
SENIORAVD - Avd/Lag = SEN
HÅNDBALLAVD - Avd/Lag = HÅN, gruppe = G07, G10, P12, P14 o.s.v.
OLD-BOYS - Avd/Lag = OLD
STØTTEMEDLEMMER og TILLITSVALGTE - Plasseres i det avd lag de hører hjemme i. Evt legges opp i en fellesavd, Avd/Lag = FEL

Mappen MedlemStatus. Gjelder KUN valgte AVD/LAG og ÅR/PERIODE.

Mappen MedlemStatus gjelder/viser kun kontingentklasser og betalingsopplysninger for valgt år/periode (og valgt avdeling/lag). Normalt vil kontingent bli tildelt etter fødselsdato, men dette kan avvikes ved at en selv velger en kontingentklasse. Valgt kontingentklasse vil KUN gjelde for den AVD/LAG og ÅR/PERIODE som en har valgt når en benytter mappen MedlemStatus.

Første gang en i innstillinger velger nytt ÅR og ny PERIODE vil alle gjeldende kontingentklasse opplysninger kopieres inn på det nye året/perioden. Dersom en senere går tilbake til forrige år/periode og endrer kontingentklasser vil dette IKKE gjelde for siste år/periode. HVERT ÅR/PERIODE og AVD/LAG må ajourføres hver for seg. Dette tilsier at en kan velge ulike betalingsklasser for hvert år/periode. For å få kopiert siste kontingentklasser anbefales det å velge nytt år/periode kun når en skal begynne nytt år/periode.

Eksempel: Dersom en har halvårlig kontingent (2 ganger pr år) og setter kontingentklasse for medlemmet for f.eks 2001 1. halvår, vil disse opplysninger kun gjelde for 2001 1. halvår. Første gang en velger nytt år/periode f.eks 2001 2. halvår, vil alle klasse opplysninger kopieres inn og gjelde for 2. halvår. Endringer som en deretter gjør i 2. halvår vil IKKE bli ajourført i 1. halvår. Motsatt vil endringer som en deretter gjør i 1. halvår IKKE bli overført til 2. halvår.

Tips! Fakturering, giroer

Faktura (giro) skrives ut pr avdeling/lag, og det er lagt opp til faktura for kontingent, og for regning 1-5, og for utskrift av purringer.

Tips! Etiketter

Etikettene kan settes opp med antall etiketter i bredden og høyden i Innstillinger / Etikett mappen. Toppmarg og venstremarg kan også angis der.
Standard er det satt opp med etiketter fra AVERY Laser L7160, 63,5x38,1mm 3x7 etiketter.

Tips! Innstillinger

Navn på klubben og årstall/periode for gjeldende år settes i vinduet "Innstillinger". Dette vinduet startes ifra Innstillinger mappen.

Tusenskilletegn. i Windows innstillinger må kontrolleres.

Feilmelding: Error 13 Type Mismatch (axglobal.bas ysettmedlemfilter) ved bruk av rapporter.

Endre Windows 1000 skilletegn / grupperingssymbol, fra "blankt" til punktum ".".
Dette gjøres via: Start knappen / Kontroll panel / Regionale innstillinger / Tall-mappen + Valuta mappen.

Der må 1000-separator (grupperingssymbol) være satt opp med "." (punktum). Dersom det er satt til "blank" vil rapportene bli feil. Tusenskilletegnet må ikke være satt til "ingenting". Innstilling med "." (punktum) er normalt standard i Windows.

Dato problemer, bruk av fødselsdato.

Mhp. feil i dato felter som f.eks fødselsdato må en sette dato-format og skille tegn lik "." (punktum) i Control Panel, dato format. Det må derfor settes som 01.12.99 (dd.mm.åå eller dd.mm.åååå). Bruk av "/" som datoskilletegn ikke tillatt i AlphaMed. Feil dato innstilling kan også gi feil i import funksjonen.

OBS! En må også sjekke "Internasjonale innstillinger", og sjekke at en har satt opp Windows med Norsk Bokmål og ikke Engelsk som standardspråk i Windows.

Benytte ACCESS 95/97/2000 til å lage rapporter mot medlemsdatabasen.

Brukerveiledning for kobling av medlemsdatabase til ACCESS 97.

Start ACCESS 97 og lag en NY database, f.eks RAPPORT.MDB.
Koble AlphaMed medlemsdatabasen c:\alphereg\ALPHAM11.MDB.
Bruk FIL menyen / Hent eksterne data / Koble tabeller for å koble inn medlemsdatabasen.
Merk av tabellen MEDLEMSTABELL, og trykk OK.
Du kan nå lage (og lagre) dine egne rapporter fra AlphaMed medlemsregister.

Generell oversikt over kobling av AlphaMed medlemsdatabase.

AlphaMed medlemsdatabase er laget i ACCESS 2.0, og kan derfor ikke åpnes direkte eller konverteres til ACCESS 95/97/2000 database format. Det smarte med å KOBLE databasen inn i sin egen database er at dette kan gjøres slik at både ACCESS 95/97/2000 og AlphaMed medlemsregister kan benytte samme database samtidig. Samtidig blir alle RAPPORTER du lager og lagrer liggende i din egen RAPPORT database, uten at det trengs å endres i AlphaMed medlems database. Du kan lage dine egne rapporter uten å være avhengig av om de finnes som standard rapporter i AlphaMed medlemsregister. Det er prioritert å beholde AlphaMed medlemsdatabase mest mulig uendret ved utsendelse av nye versjoner av AlphaMed, slik at de rapporter du lager skal kunne benyttes uendret i framtiden.

Familiefunksjonen i AlphaMed medlem og bruk av HovedMedlem.

 Familie funksjonen i AlphaMed medlemsregister er i dagens versjonen kun laget som en forenklet løsning.

Hvis en i feltet HOVEDMEDLEM (familie) angir medlemsnr på hovedmedlemmet, vil en få opp navnet, og dette navnet kan også i "innstillinger" velges at det skal skrives ut på giroen.

Fakturering/Klasse kontingent:
Det er ingen automatikk i familiemedlemskap i AlphaMed. Hovedmedlemmet MÅ få en klassekode som er satt opp med et beløp lik SUM for hele familien. De øvrige familiemedlemmene må få en klassekode som er satt opp med kr 0,00 i beløp.

Eksempel: Det må legges opp en klassekode f.eks V for voksen kr 550, B for barn kr 250, F for familie kr 800, og N for de familiemedlemmer som ikke skal betale med kr 0,00 som beløp. Deretter må en for hvert medlem i mappen MedlemStatus sette inn korrekt klassekode i feltet KONTINGENT KLASSE (klassekode) slik at fakturaen for hvert medlem lyder på riktig beløp (eller kr 0,00 for de familiemedlemmer som ikke skal betale noen kontingent).

I giro teksten på giroen kan en da sette opp en oppstilling med hvor mye hver type medlemskap koster, mens beløpet på giroen vil variere da det alltid får den klassekoden som settes opp for hvert enkelt medlem.

En kan også i innstillinger velge å få skrevet ut hvert enkelt familiemedlem ut på giroene, slik at medlemmet da får en oversikt over hvem som er med i familemedlemskapet.

På rapporter er det mulig å se hovedmedlem feltet og også sortere på det, men ikke å filtrere ut kun slike medlemmer i rapporten

Ad dublette giroer for medlemmer som er med i flere avdelinger.

Hver gang en skriver ut en GIRO (for en avdeling) vil alle medlemmer få utskrevet en giro med kontingent utfra det som er angitt i KONTINGENT KLASSE (klassekode) feltet for det enkelte medlem.

Det betyr at for medlemmer som er medlem i flere avdelinger, må en angi KONTINGENT KLASSE for medlemmet i kun EN avdeling, og at en i de andre avdelinger må sette inn en klassekode som har kr 0,00 i beløp.

Settes medlemmet med en kontingentklasse i hver avdeling, vil en alltid få utskrevet en giro i hver avdeling. Derfor MÅ medlemmet settes opp med en kontingent klasse som har kr 0,00 i beløp for at det kun skal skrives ut en giro.

Kontroll på hvem som er med i flere enn en avdeling kan være vanskelig da vi ennå ikke har en rapport som viser det. Det er mulig å skrive ut Medlemsliste (Komprimert), sortert på Avd/Lag, og en må da gå igjennom hvilke medlemmer som er satt opp med mer enn EN avdeling, og sørge for å endre kontingent klasse for disse medlemmer.

Bruk av fødselsdato og alder for kontingent.

Benyttelse av ALDER som grunnlag for kontingent er spesiallaget for bruk av idrettslag.

Andre klubber og foreninger må opprette KLASSEKODER (uten å angi alder) og hvert medlem MÅ TILDELES en eller flere klassekoder. Hver klassekode tilsvarer ETT bestemt beløp. F.eks en klassekode for årskontingent, og en klassekode for f.eks båtplass størrelse. Ca 45 klassekoder kan opprettes og navngis med ett tegn A-Å, 0-9 samt alle spesialtegn. Det enkelte medlem kan tildeles inntil 10 klassekoder og faktura/giro vil summere beløpene til ett innbetalingsbeløp.

Passive medlemmer, æresmedlemmer, tildeles alle en klassekode, f.eks klassekode Æresmedlem (Æ) med beløp på kr 0.00.

AlphaMed er spesielt laget for kontingent o.s.v. som sendes ut EN eller FLERE ganger pr år (periodisk). Muligheten til å bruke programmet som ett rent fakturasystem er begrenset, da kun 5 ulike typer regninger (1-5) kan tildeles og benyttes samtidig.

Oppdatere medlemsregisteret med betalte giroer fra regnskapet.

AlphaMed søker gjennom alle bilag i regnskapet etter betalte giroer for å oppdatere medlemsregisteret med hvem som har betalt. For at AlphaMed medlem skal finne igjen girobilagene i regnskapet må en skrive "medlemsnr" først i TEKST feltet i bilaget.

Fakturanr benyttes kun internt i AlphaReg regnskap til å holde rede på "andre" fakturaer, og kan ikke benyttes for medlems innbetalinger.

En må angi navn på regnskapet som C:\alphareg\alphareg.mdb,og en MÅ også angi kontonr som girobilagene er ført på i regnskapet (f.eks 3000).

I tillegg må en i AlphaMed medlem stå i riktig AVDELING, og medlemmet (samme som angitt i medlemsnr først i tekstfeltet i bilaget) må være medlem
av denne avdelingen.

Generell informasjon om fakturafelter og betalt felter i MedlemStatus mappen.

Feltene fakturanr, dato, forfallsdato, beløp er fylt ut for alle medlemmer som har det er utskrevet giro/faktura til. Dette forutsetter at giro/faktura er skrevet ut med automatisk oppdatering, slik at feltene blir fylt ut for alle medlemmer i det giroen blir utskrevet.

Betalt informasjonen d.v.s. feltene betalt dato, beløp, bilagsnr for hvert enkelt medlem inneholder informasjon om at betalingen er kommet inn. Denne informasjonen kan ajourføres ved at en selv setter inn opplysningene, eller den kan utføres ved at en henter inn informasjonen fra AlphaReg regnskap.

Hent bilag fra regnskapet utføres i "Regnskap" mappen, ved å klikke på knappen "Hent fra regnskapet". Da vil alle bilag som gjelder medlemmer i denne avdelingen, og som har fått tilsendt giro/faktura og som har betalt (og som ikke tidligere har betalt) komme fram i tabellen i denne mappen. En kan gjerne merke av "Vis feiltekst ved Henting" for å se om det er mer detaljerte meldinger.

Deretter må en trykke på "Oppdater Medlemsreg" knappen. Da vil bilaget ajourføre betalt informasjonen i mappen Medlemstatus, d.v.s. feltene betaltdato, beløp, bilagsnr for medlemmer som har betalt. Dette utføres for hver enkelt avdeling en ønsker oppdatert.

Generell informasjon:

Det er ingen automatisk kobling som utfører automatisk ajourføring når en lagrer bilaget i regnskapet. Medlemsregisteret ajourføres ved at AlphaMed medlem startes, en må velge AVDELING og gå til mappen REGNSKAP. En må velge AlphaReg DataBase, velge korrekt kontonr, angi "kontingent" (eller "Regning1-5), dato trengs ikke settes.

Rapportene "Medlemstatus" og "Purringer" vil kun forholde seg til feltene fakturanr, dato, forfallsdato, beløp og feltene betalt dato, beløp, bilagsnr for å gi riktig status på hvem som har betalt, hvem som ikke har betalt og som skal få tilsendt purringer.

Postering av giroene/fakturaene i regnskapet.

Det er ingen funksjon for å postere utsendte fakturaer i regnskapet. Det vil i tilfelle bli en form for dobbelt ajourføring av faktura/betalt informasjon. Normalt skal en kun ajourholde fakturert/betalt informasjon i medlemsregisteret og der holde rede på hvem som har betalt og ikke betalt.

De fleste idrettslag sender ut giroer for innkreving av medlemsavgift, men MEDLEMMER blir kun de som betaler giroen, og disse innbetalinger registreres i regnskapet etterhvert som de betaler.

Lag og foreninger er normalt IKKE regnskapspliktige til offentlige registre, og trenger normalt ikke å levere næringsoppgave, og har derfor ingen påbud om å føre inntektene inn i regnskapet straks en faktura sendes ut. Det er derfor ikke laget noen funksjon for å overføre faktura-bilag fra medlemsregisteret og til regnskapet.

I andre foreninger (som f.eks privat vannverk o.s.v.) må fakturaen inntektsføres i regnskapet den dagen fakturaene sendes ut, da kontantmetoden ikke lenger er tillatt i regnskapsføring. I slike tilfeller anbefaler vi at en KUN fører inn ETT bilag i regnskapet som EN SUM (post 3xxx med motpost til 15xx kunder, debitorer), og at betalingene, når de kommer inn, føres inn på bankkonto (19xx) med motpost til samme 15xx konto i regnskapet. For å få ut sum fakturert må en se på siste side i Medlemstatus rapporten i medlemsregisteret.

Når en får INN betalingene, skal disse KUN registreres i regnskapet (med medlemsnr først i tekst-delen), deretter AJOURFØRES medlems-registeret med betalt dato/beløp og bilagsnr ved å benytte regnskap mappen i medlemsregisteret og hente inn de bilag som er kommet fra riktig 3000 konto i regnskapet.

Hvordan kan en bruke flere medlemsregister, flere databaser.

 AlphaMed medlem er laget som enbruker, med kun en database.

Imidlertid er det enkelt å bruke flere medlemsregistre. Da må en kopiere hele katalogen "C:\ALPHAREG" til en ny katalog (f.eks C:\MEDLEM) og lage deg ett ikon og starte ALPHAM60.EXE fra den nye katalogen. Da vil du kunne kjøre 2 (eller flere hvis du kopierer flere ganger) av medlemsregistrene.

OBS 1) Sørg for at den nye katalogen bruker kun 8 tegn som navn, da AlphaReg/AlphaMed ikke kan benytte lange filnavn eller lange katalognavn. Dette er selvsagt rettet i neste versjon.

OBS 2) Du bør IKKE kopiere regnskapsdatabasene (alphareg.mdb og dine andre *.mdb regnskapsdatabaser) fordi du da lett kan få problem med å benytte riktig regnskapsdatabase hvis de finnes på 2 ulike steder. AlphaMed medlem benytter kun databasen ALPHAM11.MDB som er eneste databasen som må ligge i den nye katalogen.

Utskrift av Etiketter fra medlemsregisteret.

Spørsmål? De 3 siste radene "stanger i taket" og på den siste raden forsvinner første linje til etiketten over.

Løsning:
Enkelte skrivere klarer ikke å skrive helt nederst på arket. En må sette korrekt bunnmarg på etikettene. Dette settes i innstillinger mappen. Standard vil det stå 5mm i dette feltet. Prøv først å endre dette til 0, det vil da i de fleste tilfelle være korrekt. Hvis ikke har det vist seg å hjelpe å sette en negativ bunnmarg, velg f.eks -1 mm som bunnmarg (eller -2mm eller - 5 mm, inntil det blir korrekt).

Bunnmargen må settes lavest mulig, slik at en ikke får ett ekstra sideskift i tillegg. Hvis problem med ekstra sideskift, sørg for att 1. linjen skrives så langt opp som mulig.

En kan benytte AVERY L7160 etiketter for å skrive ut 21 etiketter pr ark (3x7).

Import av ditt tidligere medlemsregister.

Importfilen må være en VANLIG TEKSTFIL. Når det henvises til Excel fil, menes det en kommaseparert eksportfil fra f.eks Excel, eller en datafil (tekstfil) med FAST format.

Eksempel på en tekstfil er: (semikolon separert)
8005;M;09.05.1999;Olsen;Ola;Adresse1;Adresse2;8888 Storbyen; o.s.v. 1 linje pr medlem

En må angi at en skal ha semikolon separert datafil, og angi at medlemsnr er i felt 1, etternavn i felt 4, fornavn i felt 5, adresse i felt 6 og 7 og 8 o.s.v. for at importfunksjonen skal forstå i hvilken rekkefølge feltene mottas. Skal en lese inn medlemsnr må en IKKE angi noe startverdi på medlemsnr i import vinduet.

Ved å trykke KONTROLL vil en se om dataene blir lest inn korrekt, før en utfører innlesingen.

Alternativt kan en ha en datafil med FAST format som f.eks.
8005   M   09.05.1999   Olsen   Ola    Adresse1   Adresse2   8888   Storbyen

En må da angi EKSAKT start posisjon og lengde på hvert enkelt felt og en må velge FAST format i import vinduet.

Ved IMPORT må en først opprette minst EN avdeling i Innstillinger i medlemsregisteret, og deretter velge en avdeling i Avd valget øverst i Registrerings" mappen i programmet. Deretter må en stå i registrering, og velge menyen "Fil / Hent (importer) medlemmer.

For å importere bør du ha kunnskap om, eller hjelp fra en datakyndig person som kan lage en TEKSTFIL (det er ikke mulig å importere direkte fra andre databaser) i f.eks faste posisjoner, semakolonseparert eller som kommaseparert, og deretter sette opp IMPORT mappen med korrekte posisjoner eller feltnr. Her må en prøve seg fram til en får hentet inn de viktigste opplysninger som medlemsnavn og adresse fra gamle medlemsregister. Import muligheten er kun en enkel metode for å gi en mulighet til å få inn store mengder av navn og adresse fra gamle medlemsregister og krever litt datakunnskap om fil og feltnavn i tekstfiler.

Hvis en har få medlemmer 50-100, kan det være like greit / raskere å registrere medlemmene på nytt igjen.

Bruk av KID i Giro utskrift og innbetaling.

Det er mulighet til å skrive ut KID felt. Det kreves at giroene er godkjent av BBS (Bankenes Betalings Sentral) for OCR lesing. Dette må gjøres av hver klubb for kontroll av at deres utskrifter er godkjent for bruk.

Innlesing av KID fra BBS via f.eks Internett (filnedlastning) er mulig i AlphaReg regnskap / AlphaMed medlem.

Sp? Collating Sequence feil

BrukerTips om AlphaGiro giroprogram.

Tusenskilletegn i Windows innstillinger må kontrolleres.

Problemer med tall over 1000, og problemer med å få med desimaler.

Endre Windows 1000 skilletegn / grupperingssymbol, fra "blankt" til punktum ".".
Dette gjøres via: Start knappen / Kontroll panel / Regionale innstillinger / Tall-mappen + Valuta mappen.

Der må 1000-separator (grupperingssymbol) være satt opp med "." (punktum). Dersom det er satt til "blank" vil rapportene bli feil. Tusenskilletegnet må ikke være satt til "ingenting". Innstilling med "." (punktum) er normalt standard i Windows.